テレワーク研究所

2019年6月7日

どこまでが会社負担になる？在宅勤務における経費の範囲とは

会社が認めれば経費になる！事前のルール作りが重要

在宅勤務に伴ってかかる料金は、主に光熱費と通信費です。

光熱費は、機器の使用や照明にかかる電気代に、トイレなどの水道代が挙げられます。

通信費は、インターネット回線の使用料や、電話代などが当てはまります。

仕事に伴って料金が発生するものは、原則として会社が負担するのが望ましいでしょう。

しかし、光熱費は家庭で使用した分と業務上使用した分で区別することが難しく、こういった場合は一定額を負担する形が多くとられています。

通信費も、個人で契約しているインターネット回線や、私物のパソコンやスマートフォンを仕事用に使うなら、料金の一部を借用料として支給するのがよいでしょう。

それ以外に、印刷する際に使うプリンタのトナー代や紙代、機器が壊れたときの修理代などはその都度申請してもらい、全額会社負担とします。

こういった一部の料金を負担する場合は、在宅勤務手当などとして支給することが多いです。

また、在宅勤務でも外で仕事が許可されていて、喫茶店などで仕事をする場合は、カフェ代などとして一定額を支給するケースも見られます。

在宅勤務における経費の範囲や支給に関するルールは、在宅勤務規定として新たに作成する必要があります。

事前にルールを決めて、在宅勤務者に経費として計上できる範囲と、申請方法を説明しておかなければなりません。

 

 

自宅から経費を申請するには？

経費を申請するには、社内であれば申請書を作成して提出すればよいでしょう。

しかし在宅勤務となると、申請するために出社しなければなりません。

出社する用事があればそれでよいのですが、経費の申請のためだけに出社となると、移動時間も交通費もかかってしまいます。

郵送するにしても、申請書1枚にも切手代がかかります。これだと、テレワークのメリットであるコスト削減の魅力が薄れてしまいますよね。

そこで、遠方からでも申請できるようなシステムを導入する必要があります。

紙の申請書ではなく、オンライン上で処理するには、経費精算専用のソフトウェアを利用するのがよいでしょう。

その中でもクラウド型の経費精算システムは、遠方からでも申請できるので在宅勤務向けのシステムといえます。

クラウド型経費精算システムの特徴として、初期コストが安いことが挙げられます。

また、会計ソフトと連携させれば、振込データなどを自動で作成してくれるので、経理業務の効率化にもつながります。

スマートフォンやタブレットでも使用できるので、管理職の方が出張先で申請書を承認するといった活用法もあります。

ペーパーレスで、申請にかかる手間や処理する時間を大幅に削減し、業務の効率化につながるでしょう。

 

 

遠方から申請できるシステムの導入が必要

仕事をしていく上で、経費は必ず発生します。それはオフィスでの勤務でも、在宅勤務でも同じことです。

しかし、紙の申請書を在宅勤務者に提出させるのは、かかるコストを考えると効率的とはいえないでしょう。

そのため、在宅勤務者にも使いやすい新たなシステムを導入する必要があります。

そして、この機会に在宅勤務者だけでなく全社で使えるものを導入すれば、オフィスで勤務する方の業務効率化にもつながるでしょう。

経理担当の方の負担が減れば、残業代や紙代などのコストの削減が期待できます。

遠方の事業所から申請して、その日のうちに本社で承認するといった素早い対応ができれば、締日が近いときは助かります。

在宅勤務者だけでなく、オフィスで働く方のことも考えて、コストを削減できるシステム運用を考えていきましょう！