テレワーク研究所

2019年7月17日

テレワークに使えるソフト

Web会議システムのフレッシュボイス

テレワークを導入することの大きなメリットは、従業員がオフィスに集まる必要がないということです。しかし、従業員が集まらなければ会議などのチームや大勢の人の意見が必要となる作業ができなくなってしまいます。そのような問題を解決するために生まれたシステムがWeb会議システムです。

Web会議システムとは、インターネット回線を利用して音声と画像、場合によって資料などを共有し大勢の遠隔地にいる人同士をつないで、離れていても会議を開けるようにすることです。これにより、出張や出社の必要性から解放されます。

Web会議システムとしておすすめされるのが「フレッシュボイス」です。

フレッシュボイスは、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットを活用して、最大200拠点を同時接続することが可能な高度なセキュリティを有しているWeb会議システムです。

クラウドタイプとサーバータイプとの2種類があり、手軽さとセキュリティの高さから、大中小の企業をはじめとして銀行や保険、省庁といったあらゆる場所で活用されています。

フレッシュボイスの特徴は、誰でも簡単に使えるWeb会議システムということで、簡単な接続作業で誰でも手軽にWeb会議に参加できます。

操作に慣れていない人であっても、また会議の途中からであっても参加できるので、はじめてWeb会議システムを導入する場合でも安心できます。

また、Web会議のシステムサービスも豊富であり、会議の内容を録音・録画することが可能となっており、議事録としても活用でき、資料の共有も手軽にできます。

地図機能で会議参加者の居場所を把握できるとともに、何らかの支障があった場合のサポート体制も充実しています。

さらにセキュリティに自信があるシステムであり、乗っ取りや改ざんなどの被害がなく、情報管理に敏感な企業でも使用できるシステムです。

 

社内のコミュニケーションを円滑にするキントーン

テレワークやリモートワークを導入すると、出社する煩雑さや費用の負担からは軽減されますが、従業員間のコミュニケーションが減少する可能性が不安視されます。

チームで取り組んでいる業務なら当たり前ですが、個人に割り振られた業務であっても、従業員間同士のコミュニケーションによってアイデアが生まれたり、協力体制をとることができるようになるため、コミュニケーションは必要不可欠です。

しかし、テレワークを導入したことによりオフィスに集まることがなければ、コミュニケーションをとれなくなってしまいます。この問題を解決するために、様々な社内コミュニケーションツールとなるソフトが開発されています。

チャットなどで代用する場合もありますが、情報がどんどん流れてしまうという問題点もあります。専用ソフトでは、より深いコミュニケーションを実現し、作業効率アップを目指すことも可能です。

キントーンは、社内コミュニケーションを活発化できるツールです。

スレッドをたてたり、他メンバーとの共有項目へコメントを送ったり、メッセージ機能などといった、それぞれの業務に合わせた最適なコミュニケーションツールを選択することが可能です。

一度キントーンでシステムを作成しておけば自宅や外出先でも利用ができます。

また気軽な社内SNS以外にも、情報を一元管理して共有するので、ノウハウの共有や業務の進捗状況の確認にも利用できます。

そして、これらの複雑なシステムを簡単な作業で操作することができるため、誰であっても利用できることが最大の特徴でしょう。

 

仕事の管理をわかりやすくするトレロ

便利なテレワークの不便な部分は、従業員がオフィスに集まることがないために、従業員が働いているかの管理をすることが難しく、かつどの従業員がどれだけの業務をこなしているかを把握することが難しいということです。

そのような各従業員の仕事の管理をわかりやすくするためのソフトも複数生まれています。個人で作業している場合にも管理者には必要ですが、チームで作業を行っている場合は、より重要となるシステムです。

トレロは、プロジェクト管理の課題を解決するツールのひとつです。

チーム内で一つのボードを作り、共有して各々に割り振られた仕事を書き出したカードを使用し、進捗状況に合わせてそのカードを移動させていくという手段でもってそれぞれの仕事状況を伝えることができます。

視覚的に、どの仕事が滞っているのかをすべてのスタッフで共有することができるので、チームで仕事をするうえで非常に便利です。

加えて、コメント機能などもついているので、チーム作業がはかどります。

仕事の進捗状況を確認することができるので、管理者は各従業員の勤怠管理を行うこともできれば、それぞれの得手不得手も客観的に判断することができ、評価の基準としても活用可能です。