テレワークの為に勤怠管理システムを導入しよう！事前の準備をしてこそテレワークは有効に！

2019年6月18日

始業・終業時間の変更や業務中断などで計算が変わってきます

テレワークによって通勤時間が削減されると、業務開始時間が通常よりも早くなることが考えられます。例えば直接取引先へ出勤した場合、取引先企業の勤務開始時間と同時に仕事を始めることになりますが、これが事業所と時間が異なると勤怠計算が変わってきます。

また自宅で勤務をすれば通勤時間がゼロになるため、業務開始時刻と終業時刻を変更する必要も出てきます。更にサテライトオフィスで勤務をする場合も、自宅勤務と同様のケースが考えられます。

自宅でテレワークを実施する場合、家族やその他の都合で業務を中断しなければならない事態が考えられます。子どもの急病で看護が必要になる場合や、急な来客で応対する必要が出てくるケースが出てきます。

このように勤務途中で業務を中断せざるを得なくなり、勤務時間が細切れになって勤怠計算が複雑になることが予想されます。

テレワークにおける勤怠状況を管理するためには、先述したような始業・終業時間の変更・業務途中の中断など、勤怠計算するうえで管理者の目に届きにくい懸案事項を解決しなければなりません。

そのためには、まずは勤務時間変更の運用ルールをあらかじめ作成しておくことが重要です。例えば途中で業務中断があった場合は中断時間を計算し、その分を勤務終了時間後に振り替えるなどのルールを作ります。そして作成した運用ルールは、徹底させることが肝心です。

運用ルールを徹底させるためには、Eメールや電話といった通常使われているツールを活用します。また始業・終業時刻等を細かく管理することができる勤怠管理システムを採用し、業務中に常時通信可能な状態にしておくシステムを構築すると良いでしょう。

テレワークによって勤怠管理システムを導入する際に、大切なことはリアルタイムで勤怠状況が把握できるかという点です。また勤怠の不正防止や改ざん防止も重要なポイントです。

ある企業が開発した勤怠管理システムツールでは、あらかじめ残業の注意や限度時間を設定しておくことによって、一定労働時間を超えるとアラートが出る仕組みを採用しています。

また入社日や基準となる日の設定を予め行うことで、システム側が出勤率を計算して有休を自動的に付与するシステムを取り入れています。更に振替・休日出勤・残業・代休などもインターネットで申請可能です。勤務データの改ざん防止のために、権限によって利用できるメニューを制限するシステムを導入しています。

このシステムではコミュニケーション機能も充実させており、残業をする場合は申請コメントを記入したり、上司が部下にアドバイスが送れたりするメニューをつけてます。

別の企業が開発したテレワーク用の勤怠管理システムでは、ツールを導入した専用端末のデスクトップに「着席」「離席」のボタンが表示されます。ボタンを押すと画面キャプチャが自動保存されて、その情報がシステム管理者に送られる仕組みです。

このツールでは細切れの業務時間も自動で集計されるため、他人の都合で業務が中断した場合でも、勤務時間が簡単に計算されることから勤怠管理が非常に楽になります。これ以外にも所定労働時間等の設定や調整・勤怠データのCSV出力・任意グループや閲覧権限の設定機能も有しています。

このようにテレワークが拡大するにあたり、様々な企業から便利な勤怠管理システムツールが開発されています。無料トライアルを試せる製品も数多くあり、比較しながら自社に合わせたシステムを導入できます。

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