テレワーク研究所

2019年7月1日

テレワークの規定とは？規約例と社内ルール作り

テレワーク導入において必要となる規約とその例

会社・企業で働くうえで、おおよそどの企業にも存在しているのが就業規則です。

この就業規則というものは、どのように働いていくか、どの程度働くのか、そして給与や支給はどの程度与えられるのかといった働くうえでのルールや労働条件のことを言います。

テレワークを導入する際に、それまで社内でのみ働くことしか就業規則で想定していなかったならば、導入することはできません。

そのため、テレワークの導入に合わせて、就業規則を変更するまでは行かなくとも、規約や規程を設けていくことが必要です。

在宅勤務などのテレワークが勤務形態のほとんどを占めるのではなく、週に1・2日程度ならば、就業規則を変えるのではなく、勤務規約・勤務規程を設けて対応する企業が多いです。

また、在宅でも社内でもない場所で働くモバイルワークが多い働き方の場合、外出規程をそのまま適用する企業が多くなります。

テレワークを導入するうえで設けるべき規約というものがあります。まずはじめに必要となる規程・規約は、テレワークを認める条件を定めることです。

実施要領を定めることであり、テレワーク導入の目的やする人、就業場所、申請方法を明確にした勤務規程を作成することによって、従業員のテレワーク申請の手助けとなります。(介護を目的として、Aが自宅でテレワークの導入を希望する、等)

また、どのような従業員にもテレワークを許可するのかの適性をあらかじめ定めておくことも必要です。

テレワークは、従業員の自律的な働きが必要となり、それができない従業員には許可できません。

このようにして申請され、許可が通った従業員に対しては、テレワークに対しての辞令を発行することが望ましいです。

テレワークを導入すると、従業員が同じ場所で働いていないことから、様々な規約が必要となることもあります。

労働の始まりや終業をどのように管理するのかといった規約も必要となり、電子メールや電話でその連絡を決めている企業が多いようです。

また、回覧物や社内会議をどのように行うのかの決まりも必要です。できる限り電子化してメールで知らせたり、WEB会議システムの導入といった例があります。

また、テレワークでは業務に使う道具などをどのように費用負担するのかといった問題もあります。これは情報セキュリティにも大きくかかわるので、細かく規程を作らなければなりません。

費用負担はパソコンなどの道具の他に、光熱費なども含まれます。そして情報セキュリティは、パソコンの取り扱いばかりではなく、情報の持ち出しに関するルールも含まれます。

このほか、テレワーク導入により給与体制がどのようになるのか、人事評価が不利にならないか、研修などをどのようにして受けるのかといったことも、しっかりと明確にしなければ、後々様々な問題を生むことになります。

スムーズな導入を勧めたいならば、テレワークを行う従業員が、不利にならないようにルールを規定することが必要です。

 

 

テレワークを運用するうえで決めるべき社内ルールの作り方

テレワークの導入に際しては、就業規則に付け加える形で就業規約や就業規則を設けること、様々な社内ルールをテレワークで働く従業員を考慮して設けることが重要です。

これらの社内ルールは、思いつくままに定めていけばよいというものではありません。ある程度社内ルールを設けるうえでのポイントがあります。

まずはじめに、就業規則のほかに、新たに就業規約や規程が必要となるかどうかの検討から開始してください。既存の規定で対応が可能な場合、必要もないのにつくる必要はありません。

そして、必要となったならば、どのような項目が必要なのかを項目を洗い出して、規則に盛り込むか規程を設けるかを検討します。

テレワーク勤務規程を作成、あるいは変更したならば所轄労働基準監督署への届出を最後に行う必要があります。

また、就業規則の変更、社内規定の作成をする場合は、あらかじめ従業員に説明をして要望を集めておくと、問題ない社内ルールの作成につながります。

社内ルールを作る際は、ルールを作るばかりではなく、導入するうえで浮上した問題点を改善する働きも同時並行して行うことが求められます。

これらを繰り返すことで、問題のないテレワークの導入が実現するでしょう。