テレワークを導入する前には、ルール決めに力を入れることが大切！

2019年7月22日

導入前に決めておきたいルールとは？

テレワークを導入することで、作業効率を上げるなどのメリットがあります。また、在宅勤務など社内以外でも仕事ができれば、交通費などを抑えることもできるでしょう。

しかし、テレワークを導入する前には、しっかりとしたルールを決めておかなければなりません。何故なら、ルールが決まっていないと、就業場所や労働時間が曖昧になり、管理がしにくくなるからです。

仕事の管理ができないと、効率を上げるために導入したテレワークが無意味になってしまいます。そこで、テレワークの導入前には、しっかりとしたルール決めをすることが大切です。

まずは、勤務規定を作成し、目的や対象者・就業場所・申請方法などを明記するようにしましょう。従業員全ての人が、テレワークを理解することが大切です。

最初に決めておきたいルールとして「テレワークをする目的と対象者」「テレワークの勤務適正」「テレワークで働く日数・時間」があります。

目的や対象者は、なるべくテレワークをすることで、作業効率が上がる人やテレワークを希望している人にするといいでしょう。

例えば、パソコンを使った業務をする人なら、社内ではなく社外でも作業は可能です。子育てや介護などで会社に通えない人でも、テレワークなら仕事を続けられる可能性が高まります。

このようにテレワークをすることで、企業にも従業員にもプラスになる人を選ぶことが大切です。

テレワークの勤務適正では、テレワークを許可できる人や範囲も決めておきます。

例えば、新人社員は仕事の内容を把握できていないことが多く、テレワークにすることで質問や相談待ちなどの余分な時間を取ってしまうことがあるでしょう。社内ではすぐに解決できることが、テレワークにしたことで時間をかけてしまう場合があります。

よって、仕事に慣れていない人や自律的な作業ができない人は、テレワークを許可しないという選択も、一つの手段です。

働く日数や時間では、「基本的にテレワークで、呼んだ時のみ通勤」「週1回以上は社内へ通勤」「テレワークは週に2回まで」など、企業ごとに日数や時間は異なってきます。仕事内容や従業員の事情を考慮し、適正な日数などを決めることが大切です。

また、それに伴い、交通費など経費の計算もしなくてはなりません。交通費を定期券もしくは実費精算にするのかで金額は変わってきます。

テレワークを導入する目的とは、作業効率の向上と経費削減です。そのため、経費削減できるような通勤日数と時間に設定するのもいいでしょう。

「テレワークでの労働災害」についてもルールを決めておきます。基本的には、在宅勤務をしている時でも、業務遂行性や業務起因性が認められる時には、労災が適用されるでしょう。

「情報セキュリティ」のルールも重要で、在宅勤務中に家族であっても「第三者がその内容を見てはいけない」と決めておきます。情報漏洩を防ぐためにも、ルールを決めて守ることが重要です。情報の持ち出しルールやパソコンの取り扱い方なども、決めておくといいでしょう。

「連絡体制」では、通常の連絡方法だけではありません。災害時などトラブル発生時にも連絡できるルールを決めておくことが必要です。

「給与・費用負担」では、テレワークであっても基本的な給与は変わりません。しかし、交通費に関しては、在宅勤務の頻度によって定期券や実費精算かを決める必要があります。在宅勤務時には電気代などの光熱費がかかるので、その手当を出すかなども決めておきましょう。

テレワークでは、長時間労働のリスクがあります。そこで、長時間労働や不規則な就労を軽減するためにも「健康管理」は大切です。勤務時間の報告などをすることで、労働時間や健康の管理をします。

「人事評価」では、既存の評価方法を採用し、テレワーカーに不利がない方法を適用しましょう。

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