テレワーク研究所

2021年12月3日

在宅勤務の報告書！必要になった時の書き方！

在宅勤務の報告書の書き方

報告書は簡潔に書く必要がありますが、業務内容をしっかり書き込む必要もあります。この報告書だけが勤務をしたという証拠になりますので、勤務内容を全て書くことが大事です。

事前に提出しているタイムスケジュールがあるなら、そのスケジュールに沿って業務を進めたという内容にするといいでしょう。

また、報告書は勤務評価の基礎になることがあります。勤務時間などを書いておくとあとで勤務の証拠になるかもしれません。

ほとんどの会社では何かしらの勤怠管理のシステムを持っていることが多いですが、報告書に勤務時間を書いておけば二重で確認することができるようになるのです。時間軸に沿って報告書を書くと、読む人が理解しやすい報告書になるでしょう。

一般的なことかもしれませんが、誤字脱字は無いようにします。この点は普通の報告書と変わらないです。

 

 

報告書に含める業務内容

報告書に含める内容として重要なのは、一日の業務報告や進捗状況でしょう。業務の具体的な内容を業務報告として行い、どの程度進んだかを進捗状況として報告書に書きます。

業務内容は毎日変わる可能性がありますので、変わったら変わった内容を報告する必要があるのです。変わった要因なども記載しておくと、勝手に変えたのではないと分かりやすいです。

勝手に変えたと言われない方法としては、事前に上司に報告するのもいいでしょう。特別に会議で決まった事項などは特記事項として報告書にも記載すると、読み手の理解も早いです。

業務内容を事前に書いておいて、その内容通りに仕事をするというやり方もあります。この場合、最後に報告書に書くのは事前に書いた業務内容と同じ仕事をしたという内容になるでしょう。進捗状況を書く場合は予定通りに進んだかを中心に書くと分かりやすいです。

予定通りに進まなかったのであれば、その理由は何であったかを書く必要があります。進捗が早く進んでいる場合も報告書に書きます。進捗が早く進んでいるようであれば、次の業務指示を早い段階で受け取ることもできるからです。

空白の時間を作らないように、進捗は密に報告することが大事になります。進捗が遅れている場合は、遅れを取り戻すためにどのようなことをすればいいかを指示される場合もあります。

その指示がないと、遅れを取り戻すための方策を取れない可能性もあるのです。報告書を書くことによって上司の判断を促す効果があります。

もう一つ報告書に含めるといい内容としては、ペンディング事項です。業務を行っていく上で、障害になりそうなものを先に報告しておきます。

また、上司の確認が必要なことも報告書に書いておけば、上司が判断を下して支持をしてくれるでしょう。必ず必要な項目ではありませんが、気になったことを上司に報告するという意味では大事な項目です。

 

 

報告書でトラブルにならないために

在宅勤務でトラブルになる可能性があるのは、報告書の内容です。上司が分かってくれているからと、薄い内容の報告書を提出してしまうとトラブルになる可能性があります。

報告書は勤務をした証として提出するものと考えておけば、手を抜いた報告書になることは少ないでしょう。いつもコミュニケーションを取っているからといって、上司が報告書に書く細かい内容まで理解しているとは限らないのです。

初見の人でも理解できるように細かく、丁寧に書くことがトラブルを防ぐポイントです。上司は理解してくれても、さらに上の上司は理解してくれないかもしれないと考えて、報告書を書くようにします。