テレワーク研究所

2022年1月28日

テレワークにおけるコミュニケーションの課題

テレワーク活用者からの声

日本の大手電気通信事業者が、働き方に関する意識調査「経営者と従業員の働き方に関する意識調査」を中堅・中小企業の経営者や会社役員、従業員計600人を対象に実施しました。

テレワーク利活用による働き方改革の意識は経営者、従業員双方とも高いものの、コミュニケーションロスの問題を不安視していることが調査結果から得られています。

「社内での会議やちょっとした打ち合わせがやりづらくなる」「在宅勤務者と職場出勤者との会話が減ってしまう」など、コミュニケーションに関連する声が少なくありません。

在宅勤務者と職場出勤者との意思相通を図る手段として、スマートフォンやパソコンなどを使った内線電話などの環境整備を期待する声も聞かれます。

職場で「報・連・相」をスムーズに行うためのコミュニケーションツールとして、報告や連絡に関わる内容はメールで行い、相談事は電話を使いたいなど、時と場合に応じて使い分けできるかどうかが導入拡大のポイントです。

 

 

テレワーク就労者が気を付けていること

テレワーク就労者は、コミュニケーションの低下を防ぐための自助努力をすることが大切です。

テレワーク勤務者の課題の一つに、テレワークによるプロジェクトチーム全体の生産性低下リスクがあり、様々な生産性向上施策が取られています。

テレワークの導入によって生産性が向上した企業の好事例を見ると、在宅勤務者の働き方に合わせたチーム全体の手順や、仕事の段取りの見直しをテレワーク就労者が主体となって行われていることが分かります。

チーム内で作業を分担する時は、社内で議論をして各々の担当を決め、それぞれの作業をテレワークで実施し、後で統合作業を行うことで、個人の生産性を高めつつ、業務全体の生産性も維持することができます。

テレワーク就労者は、オフィス勤務者との連携を行うために事前の段取りをしっかりと決めておくことが大切です。

職場上司とのコミュニケーションを円滑に行う上では、いつどのような形で連絡を取ればよいか、前もって相談しておくことが気に留めておきたい項目の一つになります。

 

 

テレワーク導入に向けて経営者が心がけたいこと

テレワークを導入する経営者は、環境整備はもとより、テレワークの良さを最大限に生かし、弱点を最小限に抑える施策を取るように心がけることが大切です。

テレワークをただ導入するだけでは、社員同士のコミュニケーションロスが起こりやすくなるため、チームの生産性が低下してしまいます。

テレワークの導入によって生産性を高めるために経営者が心がけたいことの一つに、「業務プロセスの標準化」が挙げられます。

標準化したそれぞれの業務に対し、テレワークがしやすいかどうかを整理し、一部をテレワーク業務として切り分けることで、全体の生産性を向上させることが可能です。

業務単位で洗い出す時は、その業務にどれだけの時間がかかるのか、どんな書類が必要で、どのようにしてアウトプットを出すのか、使用システムやツールはどうなっているか、などを考慮します。

テレワークを導入できる業務を特定することで、普及の拡大に向けた課題を明らかにすることにつながります。

テレワーク導入に向けて経営者が忘れてはいけないこととして、適切な労務管理が挙げられます。

就業規則にテレワーク勤務について整備しておくことはもちろんのこと、テレワーク勤務を命じる規程や、通信費などの負担に関する規程なども必要となります。

業績評価や人事管理の取り扱いにも注意を払い、風通しの良い職場づくりを構築していくことが大切です。

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