テレワーク研究所

2022年6月2日

こんな時どうする？テレワーク社員あての電話対応

案外負担になる電話の取り次ぎ

電話の取り次ぎは、オフィス内であれば内線で回す、折り返しかけるよう伝言するなど、そこまで時間はかかりません。しかし、相手が遠く離れた在宅勤務者となると話は別です。

在宅勤務者に、メールや電話で折り返し連絡してもらうように知らせる、顧客に在宅勤務者の携帯電話の番号を教えて掛け直してもらうなどの手段で伝える必要があります。電話に応対した方はそのたびに作業を中断しなければならず、仕事に対する集中力も乱されてしまいます。

そういった状況を回避するためには、簡単に連絡を取れるようにする、在宅勤務者もオフィスで働くのと同じように電話応対できるようにするといった、設備の構築やシステム運用を考える必要があるでしょう。

 

 

ビジネスフォンは在宅では使えない

多くの企業が導入しているビジネスフォン。電話回線に専用の電話機をつなぎ、外線の同時着信機能や内線機能が利用できます。しかし、ビジネスフォンは電話交換機につなげないと利用できないので、在宅勤務では使えません。

そこで、電話回線ではなくインターネット回線を介して通信できるシステムを構築する必要があります。

 

 

スマートフォンを内線端末にできる！クラウド型PBX

インターネット回線を利用して電話網を構築できるシステムに、PBXがあります。PBXとは、Private Branches Exchangeの略で、構内交換機を意味します。

オフィス内に設置する電話交換機のことです。PBXには、IP型とクラウド型の2種類があります。IP型は、社内LANの届く範囲のみでしか使えず、遠方とつなげません。もう一つのクラウド型は、電話交換機の設置は不要です。

スマートフォンにシステムをインストールすれば、オフィスにかかってくる外線電話や、社内の内線電話を外出先でも取ることができるようになります。

 

 

クラウド型PBXのメリットとは？

クラウド型PBXの長所として、導入とシステム運用にかかるコストの低さが挙げられます。電話交換機の設置、保守にかかる費用を浮かせることができ、ビジネスフォンのように専用の電話機を人数分そろえる必要がありません。

また、遠方の事業所との通話も内線化して、転送サービスの利用費や通話料を削減できます。従業員数の少ない事業所だと、人が出払っているときにかかってきた電話を、転送サービスを利用して手持ちの携帯電話で受けることが多いでしょう。

クラウド型PBXの導入で、転送サービスにかかる費用をカットできます。オフィスからかける電話の割合で一定以上を占めるのが、自社の営業担当への電話です。

通常は、オフィスから営業担当にかける電話は外線扱いで、通話料金がかかります。クラウド型PBXを利用して、スマートフォンにアプリをインストールすれば内線扱いになるので、通話料は0円になります。

顧客からオフィスにかかってきた電話を転送できるようになり、スムーズに取り次ぐことで、顧客の信頼を得ることにもつながります。在宅勤務者も、オフィスで勤務するのと同じように外線電話の応対や、内線の取り次ぎができるようになるので、業務の効率化につながるでしょう。

アプリをインストールするだけで、会社の電話番号と個人の電話番号を使い分けられるので、会社から電話機を支給する必要もありません。

 

 

在宅でもオフィスと変わらず電話応対可能になる

いい職場作りには、良好な人間関係の構築が大きな割合を占めるでしょう。在宅勤務は効率よく働けますが、それによってオフィスで勤務する方の負担が大きくなると、不満が出てきます。

そのためにも、在宅勤務者とオフィスの間で使える、便利なコミュニケーションツールが必要です。クラウド型PBXの導入は、コミュニケーションの取りやすさが増すだけでなく、仕事の効率化やコストダウン、省スペースなどさまざまな付加価値があります。

導入までのスピードも速く、コストも低いので、本格的に導入する前に短期間だけでも試してみるのもよいでしょう。