テレワーク研究所

2019年6月29日

在宅勤務のトライアルで見えてくるもの

在宅勤務を導入する前には、トライアルをしてみよう

在宅勤務の導入を検討している場合は、トライアルをしてみるといいでしょう。

何故なら、自宅勤務をして初めてわかることが多いからです。実際にやってみて反省点や改善点も出てくるでしょう。

自宅勤務導入を検討していても、実施しないほうがいい場合もあります。よって、一度トライアルで経験して、課題を見つけるといいのです。

トライアルの前に決めておくこと

在宅勤務導入のトライアルには、いくつかのルールを決めておきましょう。

例えば、「在宅勤務適用者」「頻度」「仕事内容」「連絡手段」などです。

在宅勤務適用者とは、全社員を対象にするのか、育児休暇中などの特例を作るのかになります。その場合は、それらの区分を分けて在宅勤務時間やルールを決めていくといいでしょう。

在宅勤務をする頻度も決めておくべきです。1週間または1ヶ月のうち、何回まで在宅勤務になるのかをトライアルの段階で検討しておくといいでしょう。ほとんどを在宅勤務にしていると、会社内での業務が滞る可能性もあります。

自宅勤務で可能な業務と不可能な業務の違いは明確でしょう。もし、通勤をしないとできない業務に関しては、通勤をして行うのか、他の人がするのかを決めないといけません。

連絡手段も決めておくといいでしょう。通常は在宅勤務でも監視システムなどを導入して、仕事時間の把握やすぐに連絡できる体制にしています。業務内容の指示は、電話やメールなど通常はどちらにするか決めておくといいのです。

メールで連絡をする時は、確認する人が好きな時間に見れます。しかし、すぐに指示を欲しい時には不便です。電話の場合は繋がらないと意味はないですが、繋がればすぐに指示をもらえます。そこで、9時の就業開始時刻に一度電話をして連絡するなど、ルールを決めておくべきなのです。

 

 

トライアルで見つけられる課題とは

自宅勤務導入の前に、トライアル期間を設けて実施すると課題が見えてくるでしょう。

例えば、育児休暇中に仕事を継続したくて自宅勤務を導入した場合です。子供を育てながらの仕事は、時間に制限があるでしょう。どのぐらいの時間を仕事に費やせるか分かりません。

在宅勤務で業務を任されたとしても、期限内にできないこともあるのです。よって、育児休暇中の在宅勤務トライアルでは、業務ができる時間や内容を確認するといいでしょう。

その場合は、仕事を詰め込み過ぎず、時間に余裕のある仕事内容にしなければなりません。仕事が忙しくて育児を疎かにするわけにもいかず、働く人が精神的につらくなってしまうことを避けないといけないのです。

テレワークの導入には、仕事効率を上げることや育児などでの退職者を減らすことも目的になっています。しかし、自宅勤務での業務内容が大変だと、その目的を達成することは出来ないのです。

その他の例として、自宅勤務を取り入れることで費用対効果はどうなるかになります。自宅勤務をする人への交通費が削減され、残業代なども少なくなるでしょう。

しかし、自宅勤務にするための情報システムやセキュリティを整える初期費用が掛かってしまいます。そこで、トライアルをして初期費用と在宅勤務で削減できる費用をシミュレーションしてみるのです。初期費用は掛かってしまいますが、今後数十年単位で計算してみるといいでしょう。

さらに、業務内容が効率化されているかの確認もできます。自宅勤務にすることで、通勤の手間が省けて効率的に仕事ができるでしょう。

しかし、連絡手段がはっきりしないと次の仕事に進めません。業務が進まないと、非効率になることもあるでしょう。

このように、トライアルでどのようにすれば仕事を効率的にできるかを確認して、課題にすればいいのです。